Firma s dlouholetou tradicí se potýkala s neefektivní administrativou. Převod základní agendy je pro firmu první krokem k digitální transformaci. Nově vytvořené prostředí je plně připravené na zapojení dalších nástrojů a růst společnosti.
Problém
- obava majitele ze zastupitelnosti klíčových administrativních zaměstnanců
- neuspořádanost a nepřehlednost důležitých dokumentů pro chod firmy
- spousta agendy v papírové podobě
- minimální důraz na zálohu veškerých dat
Řešení
- nasadili jsme cloudového řešení kancelářských aplikací
- převedli jsme papírové agendy do jednotného systému
- přijaté faktury jsou nyní převáděny do strojově čitelné podoby a na jeden klik připravené k zaúčtování
- nastavili jsme automatické zálohování dat
- propojení účetního programu s databází zákazníků a správou majetku
- přenesení klíčových procesů do digitální podoby s následnou automatizací
- zavedli jsme správce hesel s možností bezpečného sdílení hesel
Výsledek
- přehledná správa dokumentů zajistí přístup odkoliv, kdykoliv
- online kancelářské aplikace umožňují týmovou kooperaci nad dokumenty, včetně diskuze v komentářích
- evidence veškerých smluv přehledně na jednom místě
- efektivní týmová spolupráce nad jednou verzí dokumentu, žádné přeposílání neaktuálních souborů po emailech
- vše bezpečně zálohované
- hesla uložena ve správci
- úspora času, žádné přepisování a nepřesnosti
- digitální podepisování dokumentů
Použité technologie
Cena realizace
- vytvoření: od 60 000 Kč
- licence na využívaný software: od 5 000 Kč / měsíčně
- realizace: ~75 hodin
